香港特别行政区政府的历史档案管理

香港特别行政区政府的政府档案处隶属于政务司司长办公室之下的行政署.该处由历史档案馆、档案保存及修复怎么写作组、档案管理及行政组及档案系统发展组组成.政府档案处职责是制定及推行有关一般档案及历史档案管理的政策和计划,以便有效地管理政府档案.

历史档案馆是香港特别行政区政府集中贮存具有永久价值的档案的地方.该馆成立于1972年,是香港特区政府的唯一档案馆,专责鉴定、管理和保存特区政府的历史档案,以及提供参考和利用档案怎么写作予公众人士.历史档案馆互联网为：.本文旨在介绍历史档案馆的职责、馆藏和香港历史档案大楼的设施.

历史档案馆的职责

历史档案馆的职能,大致可分成下列各项：

鉴定及著录

根据政府内部行政规定,所有政策局和部门凡要销毁档案,都需要通知政府档案处,经过鉴定和审批,才可销毁档案.在这过程中被评定为具历史价值的档案,则会移交至历史档案馆做永久保存.

在实体保管上,历史档案馆会按照档案的媒体和机密级别而保管在不同的档案库中.在知性（内容）保管上,档案馆是根据“来源”(provenance)和“原来次序”(original order) 两大原则去整理历史档案；换句话说,来自不同的政府单位、私人机构或个人的档案是不会混合在一起,而产生机构或个人在利用档案时的原来次序在档案馆整理档案时亦会严格地维持.

在档案著录工作方面,历史档案馆会根据《历史档案著录国际通用标准》把历史档案著录和编制藏品清单及检索工具.在上述整理和著录后,馆藏会划分成不同的全宗、档案类别、移交组、案卷和文件,各自有其基本的描述及相关的参照联系,方便公众人士了解档案的脉络和内容,以做出适当的检索.现时公众人士可以通过互联网检索已开放的档案,以及查阅部分档案和其他数据的内容(：).

除政府档案外,历史档案馆亦存有私人档案；民间机构或个人如果希望档案馆代保管其档案,历史档案馆会因应有关档案的历史价值和对外开放限制,而决定是否代为保管.现时私人档案只占档案馆总馆藏不到百分之一.

政府刊物保存图书馆

历史档案馆于2001年成立“政府刊物保存图书馆”,专责搜集、保存政府出版和印刷刊物,以及提供参考怎么写作.该图书馆现有政府各局和部门自1840年迄今出版的刊物、报告、委员会文件、小册子、照片、海报和地图等藏品.公众人士可透过“政府刊物保存图书馆的在线目录”(：) 检索有关馆藏.

公众咨询、参考及研究

使用历史档案馆怎么写作的人士除了研究历史的学者,也有来自不同专科的研究人员、政府人员、律师、教师、学生、新闻从业员、广播制片人员、宗谱学者、一般市民,甚至外国游客,馆藏为着他们各自的工作,如学术研究、研究司法和行政问题、追寻契据或证明文件、预备教材、撰写论文、撰写新闻稿件和电影剧本、追溯家族史等都提供了不少有用的一手材料.

现时大部分历史档案在封存30年后可开放予公众人士查阅.如要查阅封存少于30年的档案,公众人士可向历史档案馆申请,档案馆会将申请转介有关的档案产生或移交部门考虑.公众人士只需亲临档案馆申请阅览证,便可实时使用档案怎么写作.为妥善保护历史档案,公众人士只可在历史档案馆的阅览室的范围内使用馆藏.此外,历史档案馆亦有提供收费的影印和档案核证怎么写作及为身处香港以外的查询者进行简单的数据查阅和研究工作.

公众推广

为加强市民对香港历史数据记录的认识和更多地使用这些数据,从而增加对香港历史文化的兴趣和认知,历史档案馆不时举办展览、研讨会、工作坊、团体参观和其他教育活动,其中部分是与本地的大学、专业团体、博物馆和其他档案馆合办的.

馆藏内容

政府历史档案

产生自政府各个政策局或部门的档案,经鉴定后移交历史档案馆,是为政府历史档案.现时馆藏政府历史档案逾80万件,来自300多个政府单位,按档案的产生单位、功能、性质、内容等划分成约1000个档案类别,总藏量约10000米,贮存于不同载体,包括纸张案卷、钉装本、地图、图则、照片、影带、缩微胶卷等.

由于在二次世界大战中香港曾被日军占领,绝大部分战前档案于其时被销毁和散佚.可幸的是,历史档案馆仍保存有少量战前档案,当中有些甚至可追溯至19世纪,它们是了解香港早期社会的珍贵原始资料,这些档案较多与土地事宜有关,例如1853―1983年的“差饷征收册”、1843―1960年的“官地地税册”、1856―1960年的“村地地税册”、1846―1975年的“官地地契登记册”和1866―1940年的“布政司署有关土地事宜的来往公文”等.此外,为了弥补战前档案不足,历史档案馆亦自英国公共档案馆 (现称国家档案馆) 购写了1842― 1951年的港督与英国殖民地部大臣通信(CO129)的复制缩微胶卷,并且编制了这套文件的简介目录及索引,在一定程度上填补了战前档案的不足.

馆藏战时档案方面,包括由日军政府编制的“屋契、地契及契据摘 要 ”、“房屋登记册”和“房屋按揭纪录”等；其他有“英籍和外籍人士伤亡、战俘及被囚人士临时名单”和“赤柱集中营医疗纪录”等,都是反映战时香港社会状况及追寻家族历史的珍贵材料.

战后档案是档案馆藏品的主体,它们涉及的内容极为广泛,计有金融、贸易、交通、地区发展、建筑物、环境、工业、法律和社会等.

民间历史档案及私人手稿

历史档案馆的私人档案来自民间机构和私人捐赠,机构档案较重要的有“圣约翰座堂的婚姻、出生和殡葬纪录”(1839―1975)、“香港总商会会议纪录”(1861―1896)和“中华总商会会议纪录”(1905―1965) 等.这些会议纪录反映了商人对于影响营商环境的政策以至社会事务的关心,也提供了解当时商业活动的模式以及商会与政府之间的交涉等方面的数据.

私人手稿方面,有“庄士敦 (Alexander Robert Johnston) 书信”(1831―1852)、“佛雷凯利 (Fred Kelly) 日记”(1942―1945) 和“施其乐牧师 (Rev Carl Smith) 资料集”等.这些手稿的原作者都是在香港有特殊身份或见证重要大事的人物(如庄士敦 (Johnston) 在香港开埠初期曾任政府护督和主责贸易官员,凯利 (Kelly) 则是一位战时被拘禁于赤柱拘留营的警官),尤其是施其乐牧师,他是一位著名本地史家,档案馆把他花了近30年时间抄录的14多万张数据卡制作成为一庞大资料集,内容网罗港澳和中国沿海城市的人物、田土和机关组织等数据.该集已经全部数码化及编订索引,对于有兴趣研究本地史的学者和市民是一套非常方便的入门材料.现时公众人士可透过馆内的计算机系统查阅施牧师资料集, 也可以在历史档案馆的互联网网页,查阅该藏品集的索引,如下：.grs.gov.hk/pro/srch/english/sys_carlith.jsplanguage等于chinese

政府刊物

历史档案馆的政府刊物保存图书馆了多个政府决策局和部门自1840年代迄今出版的刊物,当中包括近乎齐备的《政府宪报》、《蓝皮书》、《立法局会议文件》和《立法局议事录》、《香港法例》、《香港年鉴》,以及部门的年报.顺带一提,馆藏还包括不少本地商业年鉴、街道索引、善本书籍 (例如出版于1848年的游记《在中国的五年：由1842―1847》（Five Years in China: （1842―1847）)和一些始于19世纪现时已停刊的报章,都是研究香港史的上佳辅助材料.

照片及地图

历史档案馆还收集了约5000张自1860年以来拍摄的照片.这些照片大部分在香港拍摄,是印证香港外貌变迁和社会发展的珍贵纪录.其中尤以梅含理爵士在1912―1919年出任香港总督期间拍摄的630张梅含理照片集最为珍贵.

历史档案馆存有两类地图,一类是收自或其他来源约4000幅的各种地图和图则,另一类是由地政总署测绘处绘制约有1300幅的标准地图.此外,历史档案馆亦藏有一些香港早期著名建筑物的平面图和立视图.

报章

图书馆的13份本地英文报章,可以说是最珍贵及最常借阅的参考数据.英文报章包括《中国之友》(香港其中一份最早期的报章)、《德臣西报》、《香港剌沙西报》、《士蔑新闻》、《香港周报》、《进时编录》（日军占领香港时期发行的报章）和《南华早报》.至于中文报章,计有《循环日报》、《有所谓报》、《工商日报》、《华侨日报》、《华侨晚报》、《华商报》和《华商报晚刊》.

图书馆亦藏有好几集专题剪报,例如在1945―1974年间报章上发表有关香港公共建设工程的特选文章.

视像资料

香港历史档案馆藏有近400项有关香港历史和事物的视像资料,当中除有香港电台制作的节目外,也有政府新闻处在20世纪50年代中期至80年代摄制的宣传片.它们包括了关于打击贪污、预防疾病、清洁香港、公共房屋、长洲包山节、龙舟竞赛和农展会等,反映了香港社会经济发展和民生的概况.

基础设施

香港历史档案大楼是本港第一座专为档案而建的大楼.大楼规划工作由一个内有建筑署和政府档案处人员组成的专责小组负责.该小组于1995年到海外考察有关的建筑和设施,同年5月提交了兴建大楼的计划书.大楼的建筑工程于1996年1月开始,至1997年6月完成.该大楼于7月1日香港回归祖国前开幕,象征着保存了香港百多年历史的一份文化遗产连同香港主权一并回归祖国.

香港历史档案大楼楼高十层,楼面总实用面积约共3200平方米.为方便公众人士利用历史档案,以及配合历史档案馆的教育及推广活动,大楼的地下、一楼和二楼辟作公共怎么写作及推广活动用途,相应设施包括采用分隔设计的阅览室、政府刊物保存图书馆、访客休息室、演讲室和展览厅.

大楼的六至九楼全是档案库.库房以无柱、分隔密封式设计,辅以温湿调适设计分别贮存纸张、缩微胶片、图像和电子档案等不同载体的档案.

大楼的五楼和十楼是档案保护和修复的地方.五楼设有黑房、缩微胶片工作室和修复工作室.十楼设有实验室和文件消毒室,以及先进的氮气文件消毒系统.

为使档案得到最佳的保护,阅览室的所有窗户都装上双层的,具隔滤紫外光作用的玻璃.同时,档案库和大楼内的公众地方都采用了隔滤紫外光的照明系统.大楼内的档案库是采用无窗的建筑方法,加上厚达350毫米的墙壁,可以有效地隔绝外来环境对档案产生的不良影响.大楼所装置的一套精密空调系统,它每日24小时不停运作,会因应各库房贮存不同档案的需要来维持一个稳定的温度和湿度标准.此外,这系统可隔滤不少于百分之九十五的大气尘埃粒子和其他污染物,使大楼和档案库内的空气污染物可减至最少.

在大楼的防火系统方面,所有档案房都装置了可抗火4小时的墙壁及大门.除烟雾和热能感应器外,每个档案库还装置一套独立的、以无毒的七氟丙烷气体作为灭火媒介的自动气体喷洒系统.所有阅览室和大楼的其他设施,都由一套计算机系统24小时监控着.

香港历史档案大楼无论在设计、建筑和设备方面,都力求符合各种有关保护历史档案的国际标准,以及环保和职业安全的要求,使大楼内的历史档案、工作人员和档案使用者都有一个安全和舒适的环境.在1997年,香港历史档案大楼荣获香港建筑物能源效益奖,就是对这座大楼的其中一项肯定.

展望

2007年除了是香港回归10周年,亦是香港历史档案大楼建成10周年.我们会致力保存和保护具有历史价值的档案,丰富馆藏,为各界人士提供有效率的怎么写作,使更多人可以利用到这些珍贵的文献遗产.

注释

①在香港特别行政区政府,“历史档案”定义为经历史档案馆的鉴定,判别为具有历史保留价值的档案.

②Fred Kelly并无中文译名,暂译为佛雷凯利.